Bydd pob Cyfadran/Ysgol yn penodi Swyddog(ion) Arholiadau/Asesu neu unigolyn enwebedig arall, a fydd yn gyfrifol am oruchwylio rheolaeth a diogelwch asesiadau ar gyfer y Gyfadran/Ysgol/Maes Pwnc, ac am adrodd wrth y Byrddau Astudio perthnasol a Phwyllgor Dysgu ac Addysgu'r Gyfadran/Ysgol.
Rhaid i Gyfadran/Ysgol nodi'r unigolion sy'n gyfrifol am gyfrifiadau cywir, gwneud cofnod o benderfyniadau asesu a'u gwirio, sydd fel arfer yn staff Cydlynu Modiwlau a'r Gwasanaethau Proffesiynol.
Cyfrifoldeb Cydlynydd y Modiwl a'r Swyddogion Arholiadau perthnasol yn y Gyfadran/Ysgol yw cofnodi penderfyniadau asesu yn gywir ac yn brydlon.
Rhaid bod gan Gyfadrannau/Ysgolion systemau a phrosesau cadarn a diogel ar waith i sicrhau y caiff gwaith asesedig ei storio'n ddiogel, a'i fod ar gael i'w adolygu gan Arholwyr Allanol ac i'w gyflwyno yn achosion lle mae amheuon o Gamymddygiad Academaidd a/neu apeliadau.
Rhaid i Gyfadrannau/Ysgolion sicrhau diogelwch yr asesu ar yr adeg cyflwyno (gan gynnwys cadw cofnod o'r cyflwyno, boed trwy dderbynneb, llofnod, neu'n electronig), yn ystod y marcio, ac wrth ddychwelyd asesiadau/adborth i fyfyrwyr. Dylid trin Asesiadau a Phapurau Arholiad fel deunydd 'cyfrinachol' o ran diogelwch, a dylid eu cadw'n unol â Pholisi Rheoli Cofnodion y Brifysgol.
5.1 Cadw Gwaith Asesedig
Rhaid i Gyfadrannau/Ysgolion gadw asesiadau at y dibenion canlynol:
- Darparu tystiolaeth os bydd achos neu gŵyn, apêl neu achos a amheuir o ymarfer annheg;
- Sicrhau a Gwella Ansawdd.
Fel arfer, bydd y Brifysgol yn cadw copïau (a chopi digidol ar gyfer asesiadau a gyflwynwyd yn ddigidol) o'r holl asesiadau, gan gynnwys gwaith cwrs, papurau a sgriptiau arholiad, cyflwyniadau a gwaith a gyflwynir ar ffurfiau digidol, sain neu weledol sy'n cyfrannu at ddyfarniad terfynol, ynghyd â chofnodion o farciau, cymedroli ac adborth y myfyriwr, am gyfnod sylfaenol o flwyddyn ar ôl i'r myfyriwr raddio neu ar ôl i'w gofrestriad fel myfyriwr ddod i ben yn y Brifysgol.
Yn achos traethodau hir Ôl-raddedig a Addysgir, rhaid cadw'r rhain am ddwy flynedd ar ôl i'r myfyriwr raddio.
Yn dilyn y cyfnod hwn, caiff asesiadau eu dinistrio mewn ffordd ddiogel i osgoi gormod o ddogfennaeth am resymau diogelu data ac effeithiolrwydd busnes.
Rhaid cadw deunydd asesedig nad yw'n cyfri tuag at y dyfarniad terfynol ond sy'n rhan ofynnol o gwblhau tuag at y dyfarniad, e.e. FHEQ lefel 3 neu 4 ar gyfer Graddau Baglor neu Gychwynnol Uwch (neu raglenni tebyg, gan gynnwys MBBCh), am flwyddyn yn dilyn y dyddiad cyflwyno i fodloni ceisiadau i wirio cywirdeb y marciau, apeliadau a/neu gwynion.
Cadw cofnodion goruchwylio ar gynnydd myfyrwyr
Rhaid cadw'r holl adroddiadau ar gynnydd myfyrwyr mewn perthynas â thraethodau hir (h.y. nodiadau y mae goruchwylwyr yn eu dal ac adroddiadau ffurfiol a gyflwynwyd i bwyllgorau'r Gyfadran/Ysgol a'r Brifysgol ar gyfer yr holl flynyddoedd astudio) gan y Cyfadrannau/Ysgolion am gyfnod o flwyddyn ar ôl graddio.
Cadw gwaith am gyfnodau hwy o amser
Mae gan Gyfadran/Ysgol yr hawl i gadw gwaith am gyfnod hwy o amser am sawl rheswm a allai gynnwys:
- Cadw gwaith prosiect sy'n cynnwys data a/neu ddata gwreiddiol.
- Cadw gwaith ar gyfer arolygon hydredol o dueddiadau yng nghyrhaeddiad myfyrwyr.
- Cadw gwaith i ddangos fel enghraifft i fyfyrwyr yn y dyfodol – e.e. cyflwyno traethawd hir. (Dylid cael cydsyniad ysgrifenedig y myfyrwyr y mae eu gwaith yn cael ei gadw at ddefnydd y dyfodol, a sicrhau bod gwaith yn ddienw cyn ei rannu).
Cadw gwaith ar Turnitin
Bydd y gwasanaeth yn cadw cynnwys a gyflwynwyd iddo a'r data cysylltiedig tan derfynu'r gwasanaeth neu ei olynydd, gan helpu i gronni corpws o wybodaeth mor helaeth â phosib y gellir ei ddefnyddio i gymharu cynnwys a gyflwynir.
Cadw penderfyniadau Byrddau Arholi
Mae'r Brifysgol yn cadw cofnodion y Bwrdd Arholi a Dyfarnu a Dilyniant a'r gwaith papur cysylltiedig, gan gynnwys ffurflenni Adrodd a Chanlyniadau myfyrwyr ymchwil am 10 mlynedd (Dilyniant) neu 15 mlynedd (Dyfarnu) ar gyfer y Byrddau Dyfarnu a Dilyniant. Mae marciau a phenderfyniadau dilyniant myfyrwyr yn cael eu cadw’n ganolog ar systemau electronig sydd hefyd yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol.
Eithriadau
Nid yw'r polisi hwn yn berthnasol i ddata ymchwil/gwybodaeth a gesglir gan brosiect ymchwil a gymeradwywyd yn foesegol yn ystod rhaglen Meistr ymchwil (MA/MSc, MPhil, Mhres), rhaglen PhD neu brosiect staff ymchwil.
5.2 Rolau a Chyfrifoldebau Asesu
Staff a Myfyrwyr
Mae cyfrifoldeb ar staff academaidd a myfyrwyr ar bob lefel gyfrifoldeb i gyfrannu at y gwaith o wella asesu ac adborth.
Myfyrwyr
Fel partneriaid yn y dysgu, rhaid i fyfyrwyr gyfranogi'n llawn yn y broses o wella eu profiad o asesu ac adborth. Disgwylir i fyfyrwyr roi adborth i'w Cyfadrannau/Ysgolion ar asesiadau trwy werthuso modiwlau a thrwy arolygon myfyrwyr, ond gallant hefyd gymryd rhan mewn trafodaethau mewn pwyllgorau, a hefyd mewn grwpiau anffurfiol llai.
Anogir myfyrwyr nad ydynt wedi datgelu anabledd, problem o ran lles neu gyflwr iechyd arall i hysbysu'r Gwasanaethau Lles ac Anabledd cyn gynted â phosib. Ni fydd myfyrwyr yn gallu cyrchu cymorth asesu ffurfiol o'r Brifysgol os na fyddant yn datgelu eu hanabledd.
Rhaid i fyfyrwyr sy'n dymuno gwneud asesiadau yn Gymraeg hysbysu eu Cyfadran/Ysgol cyn dechrau addysgu pob semester neu, ar gyfer myfyrwyr blwyddyn gyntaf, o fewn pedair wythnos i ddechrau'r modiwl.
Cynrychiolwyr Myfyrwyr
Caiff cynrychiolwyr myfyrwyr eu hethol ar gyfer rhaglenni a Chyfadrannau/Ysgolion. Mae cynrychiolwyr yn gyfrifol am godi materion sy'n ymwneud ag asesu ac adborth, ar ran eu cymheiriaid. Fel arfer, gwneir hyn drwy Fyrddau Astudio a/neu fforymau Myfyrwyr-Staff, oni bai na fydd amseru yn caniatáu hyn.
Tiwtoriaid Personol
Mae Tiwtoriaid Personol yn gyfrifol am olrhain perfformiad asesu eu menteion dros amser, gan gynnig cymorth, cyngor a tiwtora i gefnogi'r myfyriwr i wella a llwyddo.
Disgwylir i Tiwtorial Personol ddarparu adborth wyneb yn wyneb i fyfyriwr ar eu perfformiad asesu, ynghyd â helpu myfyrwyr i ddeall a defnyddio eu hadborth yn well.
Cydlynwyr Modiwlau
Mae Cydlynwyr Modiwlau yn gyfrifol am ddatblygu ac amserlenni asesiadau ar gyfer eu modiwlau ac am ymgysylltu â Chyfarwyddwyr Rhaglenni i sicrhau bod y patrwm asesu'n effeithiol ar gyfer y Rhaglen yn ei chyfanrwydd, ac am sicrhau bod yr asesiadau hynny'n briodol ar gyfer mesur cynnydd myfyrwyr wrth gyflawni'r deilliannau dysgu gosod. Felly, mae pennu deilliannau dysgu modiwl yn elfen allweddol o gynllunio modiwl. Rhaid i Gydlynwyr Modiwl gydbwyso gofynion y polisi hwn o ran asesu cynhwysol ac amrywiol â'r adnoddau sydd ar gael iddynt.
Mae Cydlynwyr Modiwlau yn gyfrifol am sicrhau bod digon o amser yn cael ei ddyrannu i sicrhau cyfieithiadau o asesiadau a meini prawf marcio drwy Uned Gyfieithu'r Brifysgol cyn i asesiadau'r modiwl gael eu rhyddhau i fyfyrwyr. Mae Cydlynwyr Modiwlau hefyd yn gyfrifol am sicrhau bod yr holl staff academaidd sy'n darparu modiwlau lle mae myfyrwyr yn gofyn am gael eu hasesu yn Gymraeg yn gwbl ymwybodol o'u dyletswyddau.
Mae Cydlynwyr Modiwlau hefyd yn gyfrifol am sicrhau bod myfyrwyr yn derbyn adborth addas ac effeithiol ar eu hasesiadau o fewn yr amserlen a ddiffinnir ac yn yr iaith briodol (Cymraeg neu Saesneg).
Rhaid i Gydlynwyr Modiwlau sicrhau eu bod yn gyfarwydd ag egwyddorion asesu cynhwysol a chefnogi myfyrwyr â nodweddion gwarchodedig, a mynd i'r sesiynau hyfforddiant perthnasol pan fydd angen.
Dylai Cydlynwyr Modiwlau weithio ar y cyd â chydweithwyr i wella a sicrhau cydraddoldeb rhwng darpariaeth Gymraeg a Saesneg.
Cyfarwyddwyr Rhaglen
Mae Cyfarwyddwyr Rhaglen yn gyfrifol am sicrhau bod asesu ar draws y rhaglen gyfan yn ddilys, yn gadarn, yn gyson, ac yn amrywiol. Rhaid iddynt sicrhau bod myfyrwyr yn cael profiad o asesiadau ffurfiannol priodol a pherthnasol i'w galluogi i ddatblygu. Hefyd, bydd Cyfarwyddwyr Rhaglen yn arwain y gwaith o amserlennu asesu ar draws y rhaglen er mwyn sicrhau bod y llwyth gwaith yn cael ei lledu'n gyfartal, ac osgoi cyfnodau trwm i fyfyrwyr o ran dyddiadau cyflwyno gwaith. Bydd Cyfarwyddwyr Rhaglen yn sicrhau bod ystyriaeth a chamau gweithredu priodol yn cael eu cymryd i gefnogi myfyrwyr sy'n astudio drwy gyfrwng y Gymraeg o fewn eu rhaglenni.
Arweinwyr Academi Cynhwysiant
Bydd Arweinwyr Academi Cynhwysiant y Gyfadran/Ysgol, mewn cydweithrediad ag Arweinwyr Addysg Ysgolion a Deoniaid Cysylltiol, Addysg, yn darparu cymorth ac arweiniad i wella cynhwysiant a hygyrchedd asesu, ac yn gweithio gyda Chydlynwyr Modiwlau a Chyfarwyddwyr Rhaglen i sicrhau bod asesu yn gynhwysol.
Arweinwyr y Gymraeg Cyfadrannau ac Ysgolion
Bydd Arweinwyr y Gymraeg ym mhob Cyfadran ac Ysgol yn gweithio'n agos gyda Deoniaid Cysylltiol Addysg ac Arweinwyr Addysg yr Ysgol i lywio a datblygu darpariaeth academaidd ar draws pynciau drwy gyfrwng y Gymraeg. Byddant yn gweithio ar y cyd â chydweithwyr ar lefel Cyfadran ac Ysgol i greu amgylchedd sy'n cefnogi myfyrwyr sy'n astudio drwy gyfrwng y Gymraeg a staff sy'n darparu'r ddarpariaeth honno.
Byrddau Astudio
Dylai Byrddau Astudio adolygu'r dulliau asesu bob blwyddyn i sicrhau ei fod yn ddigon cynhwysol, amrywiol, a chytbwys ar gyfer y myfyrwyr. Dylai Byrddau Astudio adolygu a chymeradwyo dulliau asesu newydd arfaethedig, a sicrhau bod myfyrwyr yn derbyn digon o asesu ffurfiannol ar gyfer y dulliau newydd hyn. Yn ogystal, bydd Byrddau Astudio yn goruchwylio cydraddoldeb dysgu, addysgu ac asesu o ran darpariaeth Gymraeg a Saesneg. Yn ogystal, bydd Byrddau Astudio yn gyfrifol am fonitro gweithrediad Polisi ac amseroedd rhoi adborth, gan adrodd am y rhain wrth Arweinydd Addysg yr Ysgol.
Cydlynwyr Anabledd Academaidd
Mae Cydlynwyr Anableddau Academaidd Cyfadrannau/Ysgolion yn gyfrifol am ddarparu cyngor, arweiniad a chymorth i staff a myfyrwyr yn eu Cyfadran/Ysgol ar agweddau cynhwysol/amgen/addasedig asesu, gan weithio gyda'r Gwasanaethau Cymorth i Fyfyrwyr i sicrhau bod myfyrwyr yn derbyn y cymorth y maent yn gymwys i’w dderbyn.
Swyddogion Arholiadau/Asesu
Mae Swyddogion Arholiadau/Asesu yn gyfrifol am oruchwylio gwaith rheoli darpariaeth arholiadau ac asesu ar gyfer y rhaglenni yn eu cylch gwaith yn Gymraeg a Saesneg, ac am gydlynu â Swyddfa Arholiadau Prifysgol Abertawe i sicrhau bod prosesau arholiadau'n deg, yn gadarn ac yn dryloyw. Gan gynorthwyo Cyfarwyddwyr Rhaglenni, maent yn gyfrifol hefyd am sicrhau bod addasiadau rhesymol neu ddulliau asesu amgen ar gyfer myfyrwyr ag anabledd yn cael eu trefnu, ac am gasglu ceisiadau, monitro a goruchwylio'r modd y cyflwynir asesiadau ar gyfer myfyrwyr drwy gyfrwng y Gymraeg.
Arweinydd Uniondeb Academaidd
Yr Arweinydd Uniondeb Academaidd sy'n gyfrifol am oruchwylio uniondeb arholiadau'r Brifysgol, gan sefydlu a chyflwyno achosion prima facie o gamymddygiad academaidd, ar lefel y Brifysgol, gan sicrhau cydymffurfiaeth â'r rheoliadau a gweithdrefnau perthnasol a'r strategaethau gwerthuso sy'n ymwneud ag atal, datgelu a phrosesu camymddygiad academaidd.
Swyddogion Uniondeb Academaidd
Mae Swyddogion Uniondeb Academaidd yn gyfrifol am ystyried holl achosion y Gyfadran a gwneud penderfyniadau arnynt, gan gynnwys cyngor i gydweithwyr ar reoliadau, gweithdrefnau a chylchredeg gwybodaeth am gamymddygiad academaidd i staff a myfyrwyr.
Pwyllgor Addysg Cyfadran a Fforwm Addysg Cyfadrannau/Ysgolion
Mae Pwyllgor Addysg Cyfadran a Fforymau Addysg Ysgolion yn gyfrifol am roi pob agwedd ar y Polisi Asesu ac Adborth ar waith a'u monitro ar draws eu Cyfadran/Ysgol, ac am sicrhau y caiff asesu ei wella mewn ffordd barhaus mewn partneriaeth â myfyrwyr. Bydd Cadeirydd y Gyfadran/Pwyllgor Addysg yn adrodd wrth Bwyllgor Addysg y Brifysgol o bryd i'w gilydd ar effeithiolrwydd rhoi'r polisi ar waith a'i wella.
Deon Gweithredol y Gyfadran
Yn y pen draw, y Deon Gweithredol fydd yn gyfrifol am sicrhau y caiff Polisi Asesu ac Adborth y Brifysgol ei roi ar waith yn effeithiol yn y Gyfadran.
Bwrdd Dyfarnu a Dilyniant y Brifysgol
Mae'r Bwrdd Dyfarnu a Dilyniant yn goruchwylio trylwyredd a dilysrwydd asesu a marcio er mwyn sicrhau bod safon y dyfarniadau'n cael ei chynnal.
Pwyllgor Addysg y Brifysgol
Mae Pwyllgor Addysg y Brifysgol yn goruchwylio sicrhau a gwella ansawdd, ac yn monitro cynnydd o ran sicrhau ansawdd a safonau asesu ac adborth yn rheolaidd ar draws darpariaeth cyfrwng Cymraeg a Saesneg, gan ymyrryd os yw safon ddisgwyliedig profiad myfyrwyr yn y fantol.
Pwyllgor Dilysu Rhaglenni'r Brifysgol (PAC)
Mae'r Pwyllgor Dilysu Rhaglenni yn gyfrifol am adolygu cynigion am raglenni newydd, ac am ddilysu rhai rhaglenni drwy Bwyllgor lle y bo'n briodol. Fel rhan o'r broses adolygu, dylai'r Pwyllgor roi sylw penodol i elfennau asesu ac adborth cynigion rhaglenni er mwyn sicrhau eu bod yn bodloni'r gofynion a amlinellir yn y polisi hwn.
Swyddfa Arholiadau'r Brifysgol
Mae'r Swyddfa Arholiadau (yn y Gwasanaethau Addysg) yn gyfrifol am amserlenni arholiadau ar gyfer y rhan fwyaf o raglenni (ac eithrio rhai profion dosbarth ac asesiadau yn y Gyfadran Meddygaeth, Gwyddorau Bywyd ac Iechyd, a darpariaeth wedi'i rhyddfreinio), ac am sicrhau y darperir ar gyfer myfyrwyr â gofynion penodol. Bydd y Swyddfa Arholiadau hefyd yn rheoli diogelwch ac uniondeb yr holl Arholiadau sy'n rhan o'i chylch gorchwyl.
Gwasanaethau Cymorth i Fyfyrwyr: Gwasanaeth Lles ac Anabledd
Bydd y Gwasanaeth Lles ac Anabledd yn darparu gwybodaeth i'r Cyfadrannau/Ysgolion am anghenion cymorth myfyrwyr ag anableddau, myfyrwyr â phroblemau iechyd, a myfyrwyr â phroblemau iechyd meddwl cyn gynted â phosib ar ôl cofrestru a/neu ar ôl datgelu'r anabledd/problem i'r Brifysgol. Nid yw'r Gwasanaeth yn gyfrifol am ddweud wrth staff sut y dylent asesu myfyrwyr. Pan na fydd yn bosib dod i gytundeb rhwng Cyfadrannau/Ysgolion, Gwasanaethau Cymorth i Fyfyrwyr a'r myfyriwr/myfyrwyr dan sylw, ceir proses uwchgyfeirio a datrys anghydfod i sicrhau y caiff myfyrwyr eu cefnogi'n briodol.
Academi Hywel Teifi
Mae Academi Hywel Teifi yn cefnogi myfyrwyr Cymraeg eu hiaith a'r rhai hynny sy'n dysgu Cymraeg i wneud eu hastudiaethau drwy gyfrwng y Gymraeg. Mae hefyd yn cefnogi staff sy'n addysgu drwy gyfrwng y Gymraeg neu sy'n cefnogi myfyrwyr sy'n dymuno cwblhau eu hastudiaethau drwy gyfrwng y Gymraeg, gan gynnwys asesiadau. Gall yr Academi roi cyngor i Gyfadrannau ar nodi Ymgynghorwyr Asesu allanol priodol fel yr amlinellir yn y canllawiau 'Asesu drwy gyfrwng y Gymraeg'.